Postdistributie en dossiervorming met relatiebeheer
In het bedrijfsleven, (semi) overheid en zorginstellingen wordt de behoefte om informatie te digitaliseren steeds groter. De doelstelling hierbij is het beter ondersteunen van de klanten en opdrachtgevers, het verbeteren en/of stroomlijnen van interne processen en de communicatie met de buitenwereld of het ondersteunen van het Nieuwe Werken.
Het seminar bestaat uit twee onderdelen, het eerste onderdeel is het digitaliseren en registreren van inkomende- en uitgaande post.
Het tweede onderdeel is het beantwoorden van de inkomende post, dossiervorming en het beheren van contracten. Daarnaast kunt u gegevens vastleggen in een relatiebeheersysteem, bijvoorbeeld SugarCRM, dat volledig is geïntegreerd met het OpenIMS platform. U kunt de relatiegegevens vervolgens ook weer gebruiken voor het verzorgen van mailings.
Digitalisering inkomende poststukken
Papieren informatie komt via verschillende kanalen uw organisatie binnen. Om controle te houden op deze papierenstromen kunt u er voor kiezen deze te digitaliseren. Wij laten in deze sessie zien hoe elke organisatie, groot en klein, het proces van digitaal post verwerken kan automatiseren en vereenvoudigen. Naast het registeren van stukken zijn er voorzieningen als Mijn Poststukken en een digitaal postboek.
U kunt ook uw contracten digitaliseren waarbij u verloop- en rappeltermijnen kunt koppelen aan een getekend contract. Op die manier wordt u tijdig op de hoogte gesteld wanneer een contracttermijn dreigt te verlopen.
Dossiervorming
Binnen steeds meer organisaties ontstaat de noodzaak om structuur in de ongestructureerde informatiestroom aan te brengen. Het werken met verschillende digitale dossiertypes komt dan ook steeds meer voor als vervanging van het papieren archief waarin documenten, e-mail, contracten, foto´s en dergelijke worden gearchiveerd per klant, per project, per leverancier etc.
Met behulp van versiebeheer en workflow worden documenten samengesteld, geredigeerd en gepubliceerd. Het resultaat is betrouwbare informatie en effectievere processen. Daarbij komt dat het delen van informatie, zoals het publiceren van documenten op het intranet of op de website, geautomatiseerd en gecontroleerd plaatsvindt.
Via de OpenIMS Outlook integratie kunnen ook e-mailberichten in het DMS dossier worden geplaatst. Met SugarCRM kunt u eenvoudig al uw relatiegegevens en contactverslagen op een centraal punt vastleggen en ontsluiten.
Veel medewerkers werken aan beleids- en vergaderstukken. U kunt deze ook in een dossier plaatsen en afhandelen. Daarbij kan voor het beoordelen en goedkeuren gebruik worden gemaakt van een i-pad of andere tablet.
Het Seminar
Het seminar gaat in op wat uw organisatie mag verwachten op het gebied van documentbeheer voor zowel het afhandelen van binnengekomen poststukken als het samenwerken aan documenten.
Aanvang (+/-13.30)
- Introductie OpenSesame ICT.
- Korte toelichting OpenIMS platform.
- Scanopstellingen en herkenning van informatie.
- Registratie en distributie van poststukken en facturen.
- Behandelen van poststukken (Mijn Poststukken).
- Goedkeuren en afhandelen van facturen (Mijn facturen).
Korte pauze - Het werken met digitale dossiers.
- Het werken binnen een DMS aan documenten (wijzigen, metadata, workflow).
- Het creëren van documenten op basis van sjablonen.
- Documentautorisatie (projectdocumenten / facturen).
- Integratie met Microsoft Outlook en Microsoft Word.
- Delen van documenten met externe partijen.
- Klant beheer op basis van SugarCRM.
- Het zoeken en hergebruiken van documenten.
Afsluiting & borrel (+/- 16:00).
Wanneer:
Donderdag 3 november 2011.
Waar:
Meerwal 13
Nieuwegein
Aanvang:
13.30 uur (tot 16.00 uur).
Routebeschrijving:
Klik hier om de routebeschrijving te bekijken.
Toegang:
Gratis.
Vragen?
Neem contact op met Wieger Kunst via e-mail: bdm@osict.com
of bel +31(0)30 - 60 35 640
Case
Bedrijfsgevoelig documentbeheer ASM veilig en efficient
Door gebruik te maken van OpenIMS® is ASM in staat haar documenten veilig en efficiënt te produceren, beheren en distribueren.
